Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì? Có những kỹ năng quản lý thời gian nào? Bài viết dưới đây của Emdep sẽ giúp các bạn có lời giải đáp chính xác nhất!

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình phân chia, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm, đồng thời loại bỏ những việc gây xao nhãng bằng cách lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát thời gian dành cho các hoạt động khác nhau để tối ưu hóa hiệu suất.

Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mỗi cá nhân hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, mà không khiến cơ thể bị căng thẳng hoặc cạn kiệt năng lượng. 

Tất cả chúng ta đều có 24 giờ, nhưng một số người dường như làm được nhiều việc hơn trong khi những người khác phải vật lộn với thời gian. Có gì khác biệt? Bí quyết nằm ở kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả cho quỹ thời gian có hạn của một người.

Ý nghĩa của kỹ năng quản lý thời gian là sử dụng hiệu quả thời gian có sẵn để hoàn thành tất cả các công việc của bạn. Nó bao gồm các khả năng và kỹ năng như lập kế hoạch, tổ chức, sắp xếp thứ tự ưu tiên, ủy quyền, giao tiếp, thiết lập mục tiêu,…

Kỹ năng quản lý thời gian là việc quản lý thời gian hiệu quả bằng cách lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát thời gian dành cho các hoạt động khác nhau

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Nếu bạn mất tiền, bạn luôn có thể kiếm lại được. Nhưng nếu bạn mất thời gian, bạn sẽ không bao giờ lấy lại được. Thời gian là quan trọng và nếu thời gian là quan trọng, thì khả năng quản lý của nó là quan trọng gấp đôi.

Sau đây là một số lý do tại sao kỹ năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất:

• Tăng năng suất, hiệu quả: Quản lý thời gian hiệu quả là cách tốt nhất để nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Khi sắp xếp thời gian làm việc phù hợp, phân loại mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, chúng ta sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian, đồng thời có thể tối đa hóa sức mạnh và sự tập trung, giảm thiểu sự phân tán để hoàn thành công việc.
• Giảm áp lực: Kỹ năng quản lý thời gian khoa học là một cách hiệu quả để giảm tải áp lực và một lượng lớn nhiệm vụ cần thực hiện trong ngày. Bằng cách sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý, mỗi người có thể tránh được tình trạng phải làm việc vội vàng, cảm thấy áp lực vì không đủ thời gian. Thay vào đó, khi đã phân chia thời hạn hợp lý cho từng nhiệm vụ, chúng ta có thể làm việc theo từng bước, dễ dàng hoàn thành công việc một cách chủ động và hiệu quả.
• Cân bằng cuộc sống: Bằng cách lên kế hoạch và quản lý thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể dành thời gian cho những hoạt động khác ngoài công việc, như gia đình, người thân yêu, bản thân… Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi người chia sẻ thời gian giữa công việc và cuộc sống cá nhân một cách hiệu quả, đảm bảo vẫn có đủ thời gian để hoàn thành tốt cả hai. Cân bằng giữa công việc và gia đình, những việc bản thân yêu thích nh
• Nó làm giảm lãng phí thời gian dành cho các hoạt động không thâm niên
• Đó là một công cụ tuyệt vời để quản lý căng thẳng của bạn tốt hơn
• Nó sẽ thúc đẩy bạn bằng cách mang lại cảm giác hoàn thành
• Nó sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu phù hợp, có thể đo lường và đạt được
• Nó cũng mang lại lợi ích của việc tập trung, chú ý và năng lượng hơn
• Tận dụng tối đa thời gian và đạt được sự thành công và hạnh phúc trong mọi lĩnh vực của cuộc sống

Các kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng lập kế hoạch

Quản lý thời gian tốt bắt đầu với kỹ năng lập kế hoạch tốt. Rất khó để quản lý ngày hoặc tuần làm việc của bạn nếu bạn không có một kế hoạch tốt về những nhiệm vụ nào sẽ được hoàn thành.

Phát triển kỹ năng lập kế hoạch phù hợp là bước đầu tiên để quản lý thời gian tốt hơn. Tất nhiên, trong thực tế, một ngày không bao giờ diễn ra hoàn toàn theo kế hoạch. Nhưng một kế hoạch tốt là công cụ giúp bạn điều chỉnh lại tiến trình trong ngày và không đi chệch hướng.

Kỹ năng lập kế hoạch rất quan trọng trong nhiều khía cạnh của quản lý thời gian. Chuẩn bị danh sách nhiệm vụ, xây dựng trình tự công việc, quản lý lịch, lập chương trình họp, thậm chí chuẩn bị kế hoạch dự án, tất cả đều liên quan đến kỹ năng lập kế hoạch phù hợp.

Với kỹ năng lập kế hoạch phù hợp, bạn phải có khả năng hình dung những gì cần phải làm và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất. Sau đó, bạn cũng phải thực hiện kế hoạch với sự tự giám sát thích hợp và đánh giá mức độ hoàn thành của kế hoạch bạn đã tạo ra.

Làm thế nào bạn có thể phát triển kỹ năng lập kế hoạch? Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng lập kế hoạch là sử dụng một cách nhất quán công cụ lịch, chẳng hạn như lịch Google. Đơn giản chỉ cần lập kế hoạch trước cho tuần của bạn, trực tiếp trong lịch: Khi nào thức dậy, nhiệm vụ nào cần bắt đầu đầu tiên trong một ngày, khi nào thì tổ chức các cuộc họp, thời gian giải trí của bạn,…

Viết mọi thứ trực tiếp vào lịch. Điều đó sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về cách bạn sẽ sử dụng thời gian trong tuần tiếp theo. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất mà bạn có thể thực hiện. Khi bạn nắm vững lịch của mình, bạn có thể bắt đầu tiến hành các bước nâng cao hơn.

Ra quyết định và ưu tiên

Mục đích của một kế hoạch không chỉ là hình dung mọi thứ sẽ diễn ra như thế nào mà còn để quyết định các ưu tiên. Ý tưởng là đưa ra những quyết định khó khăn về cách bạn nên dành thời gian quý báu của mình.

Tất cả chúng ta đều có cùng số giờ trong một ngày. Những gì chúng ta làm với những giờ đó là điều tạo nên sự khác biệt thực sự trong việc quản lý thời gian. Điểm mấu chốt là kỹ năng quản lý thời gian tốt có nghĩa là đưa ra quyết định đúng đắn về thời gian của bạn.

Có nhiều quyết định cần đưa ra khi nói đến quản lý thời gian. Bạn sẽ ngủ trong bao lâu, bạn sẽ làm việc ở đâu, bạn sẽ bắt đầu công việc nào trước, bạn sẽ làm việc trong bao lâu,…

Vì hầu hết mọi người ghét việc đưa ra quyết định, họ thường chỉ đi theo dòng chảy và để sếp, vợ / chồng và những người khác quyết định họ sẽ dành thời gian như thế nào. Nhưng điều đó thường dẫn đến việc quản lý thời gian kém, vì vậy đừng là một trong những người như vậy.

Nếu bạn muốn giỏi quản lý thời gian, bạn phải kiểm soát được thời gian của mình. Bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên, bạn phải quyết định những nhiệm vụ nào cần giải quyết trước và những nhiệm vụ nào bạn sẽ từ chối (trong phạm vi có thể ở vị trí hiện tại của bạn).

Làm thế nào bạn có thể phát triển kỹ năng ra quyết định tốt và ưu tiên? Ma trận Eisenhower có lẽ là khởi đầu tốt nhất cho việc ưu tiên học tập. Ma trận đề xuất sắp xếp các nhiệm vụ theo một trong bốn góc phần tư:

• Khẩn cấp + Quan trọng (Làm)
• Khẩn cấp + Không quan trọng (Ủy quyền)
• Không khẩn cấp + Quan trọng (Đặt nó vào lịch của bạn)
• Không quan trọng + Không khẩn cấp (Xóa)

Liệt kê tất cả các công việc bạn phải thực hiện trong một tuần. Sắp xếp chúng theo một trong bốn góc phần tư. Trong mọi góc phần tư, hãy sắp xếp chúng từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất. Đó là cách bạn sẽ thực hành đưa ra quyết định về thời gian của mình.

Đặt ranh giới và nói không

Nếu bạn muốn quản lý thời gian tốt, bạn phải coi thời gian là nguồn tài nguyên quý giá nhất mà bạn sở hữu.

Điều đó có nghĩa là đặt ra ranh giới rất rõ ràng cho những người muốn giao nhiệm vụ cho bạn hoặc để bạn tham gia vào các dự án và hoạt động không phải là ưu tiên của bạn. Về vấn đề này, nói không là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong quản lý thời gian.

Giống như bạn phải học cách nói không với người khác, bạn cũng phải học cách thiết lập ranh giới cho chính mình. Nếu bạn không biết cách làm điều đó, bạn có thể mất quá nhiều thời gian và công sức của mình cho những việc không có ý nghĩa.

Hoặc bạn có thể làm quá nhiều việc cùng một lúc. Hạn chế công việc đang thực hiện, tránh đa nhiệm đều là những mẹo quan trọng trong quản lý thời gian.

Làm thế nào bạn có thể học cách nói không? Nếu bạn thiếu sự mạnh dạn và quyết đoán, bạn có thể gặp khó khăn khi nói từ chối với mọi người.

Cách tốt nhất để phát triển kỹ năng thiết lập ranh giới tốt là bắt đầu nói không trong những tình huống nhỏ không quan trọng, và sau đó từ từ mở rộng quy mô sang những việc lớn hơn. Tập luyện giúp hoàn hảo hơn. Thực hành giúp bạn thoát khỏi vùng an toàn của mình.

Bạn cũng nên tự hỏi bản thân mình sợ điều gì khi từ chối người khác (thường là vì bạn nghĩ rằng mọi người sẽ có ý kiến ​​xấu về bạn sau khi bị từ chối hoặc họ sẽ từ chối bạn vào lần tiếp theo khi bạn cố gắng thu hút họ,…). Khi bạn có lý do, hãy khám phá xem chúng có thực sự khả thi hay không.

Bạn cũng có thể tự giúp mình với một số mẫu cho email có nội dung từ chối hợp tác một cách tôn trọng hoặc bạn có thể chuẩn bị trước một vài lời từ chối hoặc bào chữa.

Nhưng lời khuyên tốt nhất là hãy trung thực – tôi rất thích, nhưng tôi không có thời gian, vì vậy tôi sẽ bỏ qua cơ hội. Cảm ơn bạn, tôi thực sự đánh giá cao nó.

Uỷ thác nhiệm vụ

Nói “không” là để bảo vệ thời gian của bạn. Giao nhiệm vụ là tận dụng thời gian của người khác. Học cách ủy quyền là bước tiếp theo rất quan trọng để trở thành bậc thầy về quản lý thời gian.

Điểm chính của việc ủy ​​thác nhiệm vụ là bạn có thể tập trung vào các hoạt động có giá trị cao nhất và nhận được tất cả phần còn lại sau lưng của bạn. Đó là một loại chuyên môn hóa.

Với sự ủy quyền thích hợp, bạn cũng có thể thu hút những người là chuyên gia giỏi hơn bạn ở một số việc, nghĩa là họ có thể thực hiện một số nhiệm vụ tốt hơn và nhanh hơn.

Việc ủy ​​quyền các tác vụ nghe có vẻ đơn giản nhưng thực sự không phải vậy. Đầu tiên, bạn phải tìm đúng người mà bạn có thể tin tưởng và người thực sự sẽ hoàn thành được nhiệm vụ mà bạn ủy quyền.

Bạn có thể học cách ủy quyền như thế nào? Nếu bạn chưa bao giờ ở vị trí lãnh đạo hoặc chưa bao giờ thực sự được giao phó, hãy chuẩn bị một danh sách tất cả các nhiệm vụ mà bạn có thể giao phó.

Những công việc này có thể là kinh doanh (quản trị, pháp lý, quản lý phương tiện truyền thông xã hội,….) hoặc mang tính chất cá nhân (dọn dẹp, giặt giũ, mua hàng tạp hóa,….).

Đánh giá mọi nhiệm vụ tùy theo mức độ dễ dàng hay khó khăn để giao nó. Thực hiện theo các tiêu chí như: độ phức tạp của nhiệm vụ, người thực thi tiềm năng, độ nhạy thời gian,…. Sau đó, bắt đầu với nhiệm vụ dễ dàng nhất để ủy quyền.

Xây dựng một hệ thống và chăm chỉ tuân theo nó

Khi bạn học cách lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, phân quyền,…, sớm muộn gì cũng đánh thức nhu cầu về một hệ thống quản lý thời gian chặt chẽ và hoàn chỉnh. Có rất nhiều kỹ năng quản lý thời gian có thể được lựa chọn.

Về vấn đề này, bạn thực sự cần hai kỹ năng. Đầu tiên là xây dựng một hệ thống cho chính bạn và không ngừng cải thiện nó .

Điều đó bao gồm việc thử nghiệm các kỹ thuật khác nhau, khám phá những gì phù hợp với tính cách của bạn nhất và sau đó kết hợp các kỹ thuật đã chọn lại với nhau một cách có ý nghĩa. Thường mất vài tháng để xây dựng một hệ thống thực sự hoạt động.

Kỹ năng thứ hai là chăm chỉ tuân theo theo hệ thống. Không có giá trị nào trong hệ thống quản lý thời gian cá nhân nếu không được sử dụng thường xuyên.

Làm thế nào bạn có thể xây dựng hệ thống quản lý thời gian tốt nhất cho mình và sau đó thực sự sử dụng nó? Đầu tiên, hãy nghiên cứu tất cả các kỹ thuật quản lý thời gian trên mạng. Chọn những cái bạn thấy thú vị nhất. Bắt đầu thử nghiệm từng cái một trong thực tế và dành cho bản thân một vài tháng để chọn ra những kỹ thuật phù hợp với bạn nhất.

Kết hợp các kỹ thuật quản lý thời gian với các công cụ khác nhau hỗ trợ các kỹ thuật đã chọn; đó có thể là các lịch khác nhau, ứng dụng ghi chú, quản lý thời gian và các ứng dụng khác kết hợp với lời nhắc, thông báo và danh sách kiểm tra.

Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp

Quy tắc 4D

Quy tắc 4D là một phương pháp quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Nó giúp bạn xử lý công việc một cách tổ chức và tập trung vào những việc quan trọng nhất. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về quy tắc này:

• Do (Hành động): Đây là bước quan trọng nhất. Hãy thực hiện ngay công việc quan trọng trước mắt. Đừng để chúng lưu lại và gây áp lực.
• Dump (Xóa bỏ): Loại bỏ những công việc không cần thiết hoặc không mang lại giá trị. Đừng lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng.
• Delegate (Ủy thác): Nếu có thể, giao phần công việc cho người khác. Điều này giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ chỉ bạn mới có thể thực hiện.
• Defer (Trì hoãn): Đôi khi, bạn cần trì hoãn một số công việc. Hãy xác định thời điểm thích hợp để hoàn thành chúng.

Lợi ích của quy tắc 4D

• Tập trung vào công việc quan trọng.
• Giảm áp lực và căng thẳng.
• Đạt được hiệu suất cao hơn trong công việc.

Nguyên tắc Pareto 80/20

Quy tắc Pareto, còn được gọi là "nguyên lý 80/20", là một nguyên lý quan trọng trong quản lý thời gian và quản lý công việc. Nguyên lý này được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người đã quan sát ra rằng khoảng 80% của kết quả đến từ 20% của nguồn lực hoặc nỗ lực.

• Khi áp dụng vào quản lý thời gian, quy tắc Pareto đề xuất rằng bạn nên tập trung vào những hoạt động hoặc nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất. Cụ thể, trong ngữ cảnh quản lý thời gian:
• Xác định những nhiệm vụ hoặc hoạt động quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành.
• Ưu tiên công việc dựa trên độ quan trọng và ảnh hưởng của chúng. Hãy tập trung vào 20% của công việc đó mà có thể tạo ra 80% của giá trị hoặc kết quả mong muốn.
• Loại bỏ hoặc giảm thiểu những hoạt động không quan trọng, hoặc 20% còn lại, để tối ưu hóa thời gian và năng lượng của bạn.

Ví dụ cụ thể về cách áp dụng quy tắc Pareto trong quản lý thời gian bao gồm:

• Xác định và tập trung vào 20% các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày làm việc của bạn, vì chúng có thể tạo ra 80% giá trị hoặc kết quả.
• Sử dụng phân tích 80/20 để đánh giá công việc hàng ngày và xác định những mảnh giờ vàng mà bạn nên tập trung vào công việc chính.
• Đặt ưu tiên cho các nhiệm vụ dựa trên tiêu chí 80/20, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
• Bằng cách sử dụng quy tắc Pareto, bạn có thể tập trung năng lượng và thời gian của mình vào những điều quan trọng nhất và có ảnh hưởng nhất, tạo ra hiệu suất và kết quả tốt hơn trong công việc và cuộc sống.

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10

Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 là một phương pháp quản lý thời gian bằng cách phân bổ thời gian một cách hợp lý để tập trung vào những việc quan trọng nhất. Hãy xem chi tiết về quy tắc này:

• 40%: Dành 40% thời gian cho việc làm những công việc quan trọng nhất. Đây là những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu mà bạn cần hoàn thành.
• 30%: Dành 30% thời gian cho việc ngủ và phục hồi sức khỏe. Giấc ngủ đủ và chất lượng giúp bạn tăng hiệu suất làm việc.
• 20%: Dành 20% thời gian để chăm sóc mối quan hệ. Điều này bao gồm thời gian cho gia đình, bạn bè, và những người thân yêu.
• 10%: Dành 10% thời gian để chăm sóc bản thân. Đây là thời gian cho việc ăn uống, vệ sinh, tắm rửa, và thư giãn.

 

Áp dụng quy tắc này, bạn sẽ tập trung vào việc quan trọng, duy trì sức khỏe, và duy trì mối quan hệ xã hội một cách cân bằng

Ý tưởng chính đằng sau kỹ năng quản lý thời gian là tăng các hoạt động năng suất và giảm các hoạt động lãng phí hoặc mất tập trung. Kỹ năng mềm này có thể đưa bạn đến gần hơn với thành công. Mong rằng với những thông tin cung cấp trong bài viết hôm nay, các bạn đã có những thông tin hữu ích trong việc quản lý thời gian, tiến tới sử dụng thời gian một cách hiệu quả và tối ưu hơn. Chúc các bạn thành công với quỹ thời gian của mình!

Thùy Vân (Tổng hợp)