Vậy Onboarding là gì? Những lợi ích mà Onboarding mang đến cho doanh nghiệp là gì? Bài viết Emdep chia sẻ dưới đây sẽ giúp các bạn có được lời giải đáp chính xác nhất!

Onboarding là gì?

Onboarding là một thuật ngữ trong ngành nhân sự đề cập tới quá trình giới thiệu, đào tạo nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty, tổ chức nhằm giúp họ làm quen với văn hóa và công việc của doanh nghiệp để họ tự tin làm việc và cống hiến hết năng lực của mình. Qua đó, nhân viên mới sẽ được tiếp thu nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp… cần thiết đễ hỗ trợ công việc tốt nhất.

Thực hiện tốt onboarding sẽ giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu làm việc. Trong quá trình làm quen, nhân viên tìm hiểu thêm về vai trò của mình, đồng nghiệp và các giá trị của tổ chức. Thông qua quá trình làm quen, nhân viên mới vào có cơ hội tiếp cận và đào tạo về các công cụ họ cần sử dụng. Họ cũng sẽ có thể đặt những câu hỏi quan trọng và thích nghi với môi trường công ty.

Quá trình giới thiệu bao gồm tiếp nhận thông tin đăng nhập, cấp quyền truy cập vào các công cụ, tìm hiểu hệ thống nội bộ và hiểu cấu trúc, mục tiêu, văn hóa, sứ mệnh tổng thể của công ty, v.v.

Khi tuyển dụng một nhân viên mới vào doanh nghiệp, công việc của nhân sự không chỉ dừng lại khi ứng viên đồng ý nhận việc mà sau đó còn rất nhiều công việc khác nhằm giúp nhân viên mới nhanh chóng “bắt nhịp” với doanh nghiệp và “giữ chân” nhân viên mới ở lại với doanh nghiệp. Và lúc này, Onboarding chính là giải pháp hoàn hảo giúp nhân sự hoàn thành các công việc sau tuyển dụng một cách đơn giản và nhanh chóng nhất.

Hiểu một cách đơn giản, Onboarding là quy trình nhập môn dành cho nhân viên mới giúp nhân viên mới nhanh chóng “bắt nhịp” với doanh nghiệp. Onboarding sẽ giúp người mới nhanh chóng tiếp xúc, làm quen và hòa nhập với văn hóa của doanh nghiệp cũng như công việc mà mình đảm nhiệm. Qua đó học hỏi thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, cách giao tiếp, ứng xử trong môi trường doanh nghiệp.

Nhân viên mới hòa nhập với doanh nghiệp càng nhanh thì hiệu quả làm việc cũng tốt hơn, từ đó mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn. 

Lợi ích của Onboarding đối với tổ chức

Việc triển khai quy trình Onboarding có thể mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể như:

Tiết kiệm chi phí hoạt động

Việc triển khai quy trình Onboarding thành công với những định hướng đúng đắn có thể giúp nhân viên mới làm quen với văn hóa doanh nghiệp cũng như công việc mà mình đảm nhiệm nhanh hơn so với thường lệ (thông thường là 2 tháng). Qua đó giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu và tối ưu hóa chi phí nhân sự ban đầu.

Giúp giảm thiểu lo âu, stress cho nhân viên mới

Một người dù có tự tin đến đâu thì khi bước vào một môi trường mới cũng sẽ có những bối rối và lo lắng nhất định. Lúc này, quy trình Onboarding sẽ trở thành cầu nối giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường, công việc, văn hóa của doanh nghiệp. Từ đó giúp họ dễ dàng kết nối với đồng nghiệp xung quanh, nhanh chóng hoàn thành công việc của mình, hạn chế tối đa những lo âu, stress khi bắt đầu làm quen với một môi trường hay công việc mới.

Giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc

Theo thống kê của Forbes cho thấy trung bình cứ 100 nhân viên mới bước vào doanh nghiệp thì có đến 20 người trong số đó quyết định nghỉ việc chỉ sau 45 ngày đặt chân đến công ty. Và trung bình mỗi nhân sự rời đi như vậy có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn chi phí 3000$/người.

Để giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc cũng như tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp, việc triển khai quy trình Onboarding với những định hướng đúng đắn, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp sẽ là giải pháp hiệu quả để “giữ chân” nhân viên mới ở lại với doanh nghiệp, hạn chế tối đa tình trạng nghỉ việc bởi không thể hòa nhập hay làm quen với doanh nghiệp cũng như công việc. 

Giữ chân nhân tài

Các tổ chức có khả năng giữ chân nhân tài có trình độ cao tốt hơn khi họ bắt đầu với quá trình giới thiệu tuyệt vời.

Tăng năng suất

Những nhân viên cảm thấy được hòa nhập vào công ty và được giao các mục tiêu rõ ràng sẽ tập trung hơn và thực hiện công việc tốt hơn.

Ấn tượng tích cực

Một nhân viên cảm thấy hài lòng về công ty ngay từ ngày đầu tiên sẽ có ấn tượng tốt hơn về tổng thể công ty.

Giảm chi phí tuyển dụng

Công ty sẽ không có tỷ lệ luân chuyển lao động cao và do đó các khoản đầu tư kinh tế sẽ giảm.

 

Lợi ích của Onboarding đối với nhân viên mới

• Cảm thấy được chào đón: Nhân viên mới nhanh chóng cảm thấy thoải mái với vai trò của mình và cảm thấy mình là một phần của văn hóa công ty.
• Thông tin nhiều hơn: Nhân viên được thông tin tốt hơn về nhiệm vụ và chức năng của họ trong công ty.
• Động lực tăng lên: Nhân viên có động lực và đầu tư lớn hơn vào công ty.
• Tăng mức độ gắn kết: Nhân viên mới trải nghiệm sự hài lòng trong công việc tăng lên, dẫn đến mức độ gắn kết của nhân viên cao hơn.

 

Tại sao Onboarding lại quan trọng?

Đáng kinh ngạc là 90% nhân viên quyết định nên ở lại hay rời công ty trong 6 tháng đầu tiên. Trong thị trường lao động chặt chẽ nhất trong lịch sử gần đây, các tổ chức không thể để mất nhân viên do quy trình hội nhập không đầy đủ. Vì lý do này, các tổ chức cần đầu tư vào việc tạo ra trải nghiệm tốt cho nhân viên mới

Quy trình Onboarding không tốt sẽ khiến nhân viên cảm thấy không được hỗ trợ. Họ sẽ không có đủ nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu và có thể khiến họ mất động lực làm việc.

Việc giới thiệu Onboarding chất lượng cũng là một cơ hội để cải thiện khả năng giữ chân nhân viên và tạo năng suất làm việc của họ tốt hơn. Việc triển khai tốn rất nhiều thời gian, công sức và sự phối hợp giữa các bộ phận. Thông thường, việc giới thiệu Onboarding cũng cần phải có khả năng thích ứng với sự thay đổi.

6 Bước giới thiệu Onboarding (nhân viên mới) khi tới doanh nghiệp

Bước 1: Gửi email chào mừng (đến email cá nhân) kèm theo thông tin chi tiết để có được quyền truy cập vào ngày đầu tiên và những gì sẽ xảy ra khi đến hoặc đăng nhập
Bước 2: Cấp quyền truy cập vào email và các công cụ nội bộ khác
Bước 3: Giới thiệu nhân viên mới vào nhóm
Bước 4: Gửi sổ tay nhân viên
Bước 5: Thêm thành viên nhóm mới vào các dự án sắp tới
Bước 6: Lên lịch kiểm tra thường xuyên với người quản lý và đôi khi là một thành viên khác trong nhóm

Hướng dẫn cách xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả

Sau khi hiểu được Onboarding là gì, chắc hẳn các bạn sẽ rất thắc mắc làm thế nào để xây dựng được một quy trình Onboarding chuẩn và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình phải không nào?

Thông thường, việc triển khai quy trình Onboarding cần được thực hiện qua 4 bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định giá trị cốt lõi của quy trình Onboarding

Trước khi xây dựng hay triển khai quy trình Onboarding, người làm nhân sự cần xác định rõ giá trị cốt lõi, mục tiêu của Onboarding là gì bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Nhân viên mới cần biết những gì về môi trường doanh nghiệp cũng như công việc mà họ sẽ đảm nhiệm?
• Thông tin nào sẽ giúp họ trở nên tích cực và thoải mái hơn?
• Bạn muốn tạo ấn tượng gì đến nhân viên mới trong ngày đầu tiên họ đến công ty?
• Nhân viên mới cần nắm rõ những chính sách, thủ tục quan trọng nào của công ty để tránh những sai lầm có thể xảy ra? (Hãy cố gắng tập trung vào những ý quan trọng nhất, không nên đưa ra quá nhiều thông tin gây “nhiễu loạn” cho nhân viên mới)
• Bạn có thể làm gì để nhân viên mới cảm thấy được chào đón và trân trọng tại công ty trong ngày làm việc đầu tiên? (Ví dụ như: bàn làm việc, các thiết bị văn phòng,...)
• Bạn có thể chia sẻ những điều gì với nhân viên mới để họ nhanh chóng làm quen với công ty và công việc?
• Ai là người cố vấn/hướng dẫn thích hợp cho nhân viên mới?

Ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm ý kiến từ các nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người đã từng trải nghiệm quy trình Onboarding trước đây về những điều họ hài lòng và không hài lòng. Từ đó có những điều chỉnh phù hợp, giúp định hướng và hoàn thiện quy trình Onboarding hiệu quả hơn.

Bước 2: Pre- Onboarding (Chuẩn bị)

Onboarding không bắt đầu khi nhân viên mới đến nhận việc mà bắt đầu ngay khi họ đồng ý với offer từ doanh nghiệp. Các khâu chuẩn bị (Pre- Onboarding) trước khi nhân viên mới chính thức đến công ty sẽ là tiền đề quan trọng để quy trình Onboarding diễn tra một cách thành công và hiệu quả nhất.

Các công việc cần được thực hiện trước khi nhân viên mới đến nhận việc thường bao gồm:

• Chuẩn bị sẵn sàng chỗ ngồi, các trang bị cần thiết cho nhân viên mới như máy tính, thẻ ID,...
• Những giấy tờ cần thiết cho nhân viên mới trong ngày đầu tiên đến nhận việc: Hợp đồng lao động, thông tin hồ sơ nhân sự cần bổ sung,...
• Đồng phục công ty (nếu có)
• Sổ tay và bút viết phục vụ cho công việc, hội họp
• Một bản giới thiệu về công ty và các nội quy, quy định của công ty
• Một bản chỉ dẫn về các phòng ban trong doanh nghiệp
• Một bản nội dung lịch trình onboarding của nhân viên mới.

Công tác chuẩn bị càng kỹ càng thì việc chào đón nhân viên mới trong ngày đầu tiên làm việc sẽ càng đơn giản và dễ dàng hơn đồng thời giúp nhân viên mới có thể cảm nhận được sự chào đón, trân trọng của công ty. 

Ngoài ra, hãy đảm bảo tất cả các nhân viên trong công ty ý thức được về việc sẽ có nhân viên mới gia nhập vào công ty, đặc biệt là các thành viên trong đội nhóm mà nhân viên mới sẽ trực tiếp làm việc. Điều này sẽ giúp họ có sự chuẩn bị về mặt tinh thần, sẵn sàng chào đón và hỗ trợ người mới nhanh chóng hòa nhập với công ty và công việc.

Bước 3: Ngày đầu tiên nhân viên mới đến nhận việc

Trong ngày đầu tiên nhân viên mới đến nhận việc, công việc không phải là điều quan trọng nhất. Điều bạn cần làm lúc này này chính là giúp nhân viên mới nắm được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đồng thời hiểu được cách ứng xử, làm việc phù hợp với nguyên tắc chung.

Bạn cũng cần giúp nhân viên mới nắm rõ được những mục tiêu, trách nhiệm và nghĩa vụ của mình với công việc cũng như với công ty. Đồng thời xây dựng KPI, kế hoạch công việc, OKRs,... cho nhân viên để họ nhanh chóng nắm bắt được tình hình công việc cũng như yêu cầu cần thực hiện.

Ngoài ra, tương tác với nhân viên mới cũng là điều rất quan trọng để tạo ấn tượng tốt với họ. Hãy giới thiệu họ với toàn bộ nhân viên trong công ty, đưa họ đi tham quan công ty cũng như giới thiệu với họ từng bộ phận, ban ngành trong công ty, đặc biệt là bộ phận mà họ sẽ trực tiếp làm việc.

Bước 4: Sau một thời gian làm việc

Trong 1-3 tháng đầu: người làm nhân sự nên liên lạc thường xuyên với bộ phận nhân sự để chắc chắn rằng nhân viên mới đã thực sự thấy hài lòng và gắn kết với công việc. Hãy chú ý đến các hoạt động của nhân viên mới và gửi cho họ những đánh giá về hiệu quả làm việc của họ trong thời gian đầu.

Sau 6 tháng: Đây chính là thời điểm để đánh giá liệu nhân viên mới đó có thực sự là một mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp. 

Nếu nhân viên ở lại, hãy cho họ thấy rõ lộ trình phát triển của bản thân tại công ty. Nếu họ phải rời đi thì cũng đừng ngần ngại trao đổi thêm với họ về lý do. Có thể ngay từ ban đầu họ đã không phải là mảnh ghép phù hợp với công ty nhưng cũng có thể do quá trình Onboarding không hiệu quả khiến hai bên không thể tìm thấy hướng đi chung. Những lý do được đề cập sẽ là chìa khóa để bạn tối ưu lại quy trình Onboarding.

Hy vọng qua bài viết hôm nay, các bạn đã có được lời đáp cho câu hỏi Onboarding là gì đồng thời có cái nhìn rõ ràng hơn về quy trình Onboarding trong doanh nghiệp.

Thực tế cho thấy, Onboarding là giải pháp nhân sự hiệu quả giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và gắn kết hơn với công việc cũng như với các thành phần viên khác trong công ty, từ đó giúp đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tăng doanh thu và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Thùy Vân (tổng hợp)