Agenda là gì?

Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh, khi dịch ra tiếng Việt có nghĩa là chương trình nghị sự, việc phải làm, nhật ký công tác, chương trình làm việc hay kế hoạch làm việc. Hiểu một cách đơn giản thì Agenda chính là những việc cần phải làm. Nó thường được gửi cùng với thông báo về cuộc họp, là danh sách các chủ đề sẽ được thảo luận trong một cuộc họp. 

Đôi khi Agenda cũng được chuẩn bị sau khi thông báo được lưu hành để bảo gồm ý kiến của các thành viên. Nếu chủ đề của cuộc họp là bí mật, Agenda có thể không được lưu hành. 

Theo Rajendra Pal và Korlahalli: “Agenda là tài liệu phác thảo nội dung của một cuộc họp sắp tới.”

Ở dạng đơn giản nhất, Agenda đưa ra danh sách các mục sẽ được thảo luận tại một cuộc họp. Agenda thường bao gồm:

• Mục đích của cuộc họp
• Thứ tự các mục sẽ được thảo luận để cuộc họp đạt được mục đích của nó. Điều này sau đó sẽ định hình lên biên bản cuộc họp.

Các Agenda đơn giản nhất được định dạng dưới dạng một danh sách ngắn có dấu đầu dòng. Các Agenda phức tạp hơn có thể bao gồm các mô tả chi tiết về chủ đề, bao gồm các kết quả mong đợi cho từng mục và tài liệu tham khảo, chẳng hạn như các báo cáo và đề xuất để xem xét trước cuộc họp. Các Agenda chính thức cũng sẽ bao gồm thông tin về thời gian và người trình bày cho từng mục chương trình.

Người thiết kế và điều hành cuộc họp thường tạo ra một kế hoạch họp chi tiết hơn (hoặc hướng dẫn của điều hành viên) bao gồm ghi chú quy trình, mô tả hoạt động và lời nhắc về thời gian bên cạnh chương trình họp.

Tầm quan trọng của Agenda là gì?

Agenda là các chủ đề rõ ràng sẽ được thảo luận trong một cuộc họp các thành viên. Không ai có thể bỏ qua tầm quan trọng của một Agenda. Sự cần thiết hoặc tầm quan trọng của một Agenda như sau:

• Vì nó được thông báo trước, các thành viên tham gia cuộc họp có thể chuẩn bị để thảo luận các chủ đề một cách chính xác.
• Nó giúp đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Vì nó có một trình tự, nó giúp người chủ trì tiến hành cuộc họp một cách suôn sẻ.
• Nó có thể đảm bảo bao gồm tất cả các chủ đề sẽ được thảo luận trong một cuộc họp.
• Nó giúp kiểm soát các thảo luận không cần thiết trong cuộc họp.
• Nó giúp viết biên bản và giải pháp của cuộc họp.
• Vì nó được thông báo trước đó, các thành viên của cuộc họp có thể trao đổi ý kiến ​​và suy nghĩ của họ một cách thân mật trước khi tổ chức cuộc họp.

Đặc điểm của Agenda

• Agenda được gửi cùng với thông báo về cuộc họp.
• Nó được viết ở cuối nhưng trước hoặc sau chữ ký của người triệu tập cuộc họp.
• Nó được sắp xếp theo mức độ quan trọng của sự kết thúc.
• Các chủ đề gây tranh cãi nên được viết ở cuối.
• Các chủ đề được xác định bởi thư ký với sự tham khảo ý kiến ​​của cấp trên hoặc người triệu tập cuộc họp.
• Nó được viết ngắn gọn nhưng rõ ràng.

Cách làm Agenda chuyên nghiệp và hiệu quả nhất

Một lịch trình cuộc họp hoàn chỉnh không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp trong việc chuẩn bị mà còn giúp người đọc dễ dàng theo dõi, nắm bắt để quản lý công việc trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Dưới đây là các yếu tố cần có trong một lịch trình cuộc họp hiệu quả:

Tiêu đề cuộc họp

Tiêu đề của một lịch trình cần được đặt ở phía trên cùng của văn bản và cần dễ hiểu, ngắn gọn nhưng vẫn phải phản ánh được nội dung chính của cuộc họp, bao gồm thông tin về đối tượng tham gia và chủ đề.

Lưu ý, chọn font chữ rõ ràng, dễ đọc và kích thước lớn hơn so với các phần khác trong văn bản.

Thời gian, địa điểm và danh sách tham dự

Đây là các mục tiếp theo trong lịch trình, cần ghi chi tiết để dễ dàng theo dõi quá trình, tiến độ công việc và tránh khó khăn khi tìm kiếm thông tin. Cần ghi rõ ngày, tháng, năm của cuộc họp và địa điểm cụ thể, bao gồm thông tin về tòa nhà, số phòng, tầng lầu.

Nội dung chương trình

Nội dung chương trình được chia thành các mục cụ thể và sắp xếp theo thứ tự thời gian và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng. Việc ghi rõ tên người phụ trách từng mục giúp ngăn chặn tình trạng họ rời khỏi cuộc họp giữa chừng và tăng cường trách nhiệm cũng như tập trung của từng người tham gia.

Lưu ý khác là ước lượng thời gian cho mỗi chủ đề thảo luận, dựa trên các bước bao gồm giới thiệu chủ đề, trả lời câu hỏi, giải quyết tranh luận, đề xuất giải pháp và lên kế hoạch hành động sau khi thảo luận và ra quyết định.

Việc ước lượng thời gian giúp phân bổ thời gian hợp lý và nâng cao hiệu suất của cuộc họp, tạo điều kiện cho cuộc họp trở nên năng suất và hiệu quả hơn.

 

Cách cải thiện các cuộc họp của bạn với một Agenda hiệu quả

Agenda có thể là một công cụ tổ chức tuyệt vời để giữ cho các cuộc họp tập trung. Dưới đây là một số mẹo để thiết kế và sử dụng Agenda để đảm bảo rằng các mục tiêu cuộc họp được đáp ứng mà không lãng phí thời gian hoặc tạo ra sự thất vọng. 

Tạo chương trình làm việc của bạn sớm

Đừng đợi đến phút cuối cùng mới bắt đầu viết chương trình làm việc. Khởi động kỹ trước cuộc họp giúp bạn có thời gian để tạo một tài liệu chuyên nghiệp và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào dựa trên phản hồi từ các thành viên trong nhóm.

Xác định rõ ràng mục tiêu cuộc họp của bạn

Mục tiêu có thể được coi là một bản tóm tắt rất ngắn gọn về những gì sẽ được thảo luận trong một cuộc họp. Điều này phải được nêu ở đầu chương trình, bên dưới tiêu đề cuộc họp hoặc tiêu đề chương trình.

Ưu tiên các mục trong chương trình làm việc

Khi bạn phác thảo các mục sẽ được thảo luận, hãy thêm chúng vào Agenda theo thứ tự quan trọng. Các cuộc họp nổi tiếng là kéo dài quá giờ, và bạn không muốn bỏ lỡ một chủ đề quan trọng vì hết thời gian. 

Chia nhỏ các chủ đề trong Agenda thành các điểm chính

Việc tạo một dàn ý chi tiết hơn chia nhỏ các chủ đề của Agenda thành nhiều mục để xem xét giúp người tham dự thấy được các vấn đề chính. Điều này cho phép thảo luận tập trung hơn và có thể tiết kiệm thời gian.

Dành đủ thời gian cho từng mục trong Agenda

Một số tính linh hoạt luôn được yêu cầu trong các cuộc họp và ưu tiên các mục trong Agenda sẽ giúp đảm bảo rằng các vấn đề quan trọng được giải quyết. Nhưng cho phép đủ thời gian cho mỗi chủ đề của Agenda sẽ giúp người tham dự giải quyết hiệu quả các vấn đề đang bàn.

Cho biết liệu các mục trong Agenda có yêu cầu quyết định hay không

Một số hoạt động kinh doanh được đề cập trong cuộc họp có thể bao gồm các chủ đề để thảo luận hoặc các vấn đề cần được giải quyết hoặc biểu quyết. Đảm bảo điều này rõ ràng trong Agenda của bạn để những người tham dự biết liệu họ có tham gia vào quá trình ra quyết định hay không.

Thông báo cho các thành viên về cách chuẩn bị cho cuộc họp

Chia sẻ trước Agenda với các thành viên trong nhóm không chỉ cho họ biết những gì sẽ xảy ra trong cuộc họp mà còn có thể mô tả bất kỳ sự chuẩn bị nào cần thiết.

Liệt kê những người chịu trách nhiệm trình bày một chủ đề

Những người tham dự cuộc họp nên có vai trò và trách nhiệm rõ ràng để giữ cho quá trình hoạt động trơn tru.

Để lại thời gian cho cuộc họp xem xét

Vào cuối Agenda của bạn, hãy bao gồm một không gian để đánh giá cuộc họp nhằm cải thiện quy trình trong tương lai. Đây cũng có thể là thời điểm để những người tham dự làm rõ về bất kỳ vấn đề nào được nêu ra trong cuộc họp hoặc đề xuất các chủ đề cho cuộc họp tiếp theo.

Một số khái niệm khác liên quan tới Agenda

Meeting Agenda là gì?

Một meeting agenda là một tài liệu mô tả các chủ đề bao gồm thời gian, mục tiêu, người chịu trách nhiệm và các hoạt động cụ thể sẽ được thảo luận trong một cuộc họp. Một meeting agenda thường bao gồm các phần sau:

• Thông tin cơ bản: Thông tin về thời gian, địa điểm, người chủ trì, và người tham dự cuộc họp.
• Mục đích của cuộc họp: Liệt kê các mục tiêu, kết quả hoặc mục đích chính của cuộc họp.
• Các chủ đề cần thảo luận: Danh sách các vấn đề, nhiệm vụ hoặc các mục cần được bàn luận hoặc quyết định.
• Thời gian dành cho mỗi chủ đề: Xác định khoảng thời gian ước lượng cần thiết cho mỗi chủ đề hoặc mục trong cuộc họp.
• Người chịu trách nhiệm: Ghi rõ ai sẽ chịu trách nhiệm hoặc dẫn dắt mỗi phần của cuộc họp.
• Thông tin bổ sung: Có thể bao gồm thông tin liên quan, tài liệu cần chuẩn bị trước cuộc họp hoặc các yêu cầu đặc biệt khác.

 

Agenda chương trình là gì?

Agenda chương trình là một tài liệu hoặc danh sách được sắp xếp theo thứ tự thời gian, liệt kê các mục tiêu, hoạt động, sự kiện, nhiệm vụ hoặc các điểm cần thực hiện trong một cuộc họp, sự kiện, dự án hoặc chương trình cụ thể.

Agenda thường chứa thông tin về thời gian diễn ra của từng mục, thời lượng dành cho mỗi hoạt động, tên của người chủ trì hoặc người tham gia và các vấn đề cần thảo luận hoặc quyết định. Nó giúp định hướng rõ kế hoạch và tạo ra một khung thời gian cụ thể để mọi người có thể follow và tổ chức công việc của mình một cách hiệu quả. Đồng thời Agenda chương trình cũng giúp cho cuộc họp hoặc sự kiện diễn ra trơn tru, có tổ chức hơn. Do đó, Agenda chương trình thường được sử dụng trong các cuộc họp, hội thảo, buổi làm việc nhóm, hoặc các sự kiện tổ chức khác để hướng dẫn quá trình diễn ra của chương trình.

Một Agenda tốt đảm bảo rằng cuộc thảo luận diễn ra đúng trọng tâm, đạt được mục tiêu và việc sử dụng thời gian của người tham dự một cách hiệu quả. Mong rằng qua bài viết hôm nay, các bạn đã hiểu rõ về thuật ngữ Agenda, những lợi ích mà nó mang đến cho một cuộc họp, thảo luận đồng thời có thêm những thông tin hữu ích trong việc xây dựng một Agenda hiệu quả giúp cải thiện chất lượng các cuộc họp, thảo luận một cách hiệu quả và tối ưu hơn.