Nguyên nhân dẫn đến hoàn cảnh quá tải có thể đến từ các yếu tố bên ngoài như bạn nhận quá nhiều đầu việc, nhân sự mỏng,… nhưng đôi khi nguyên nhân còn có thể đến từ chính bản thân bạn khi chưa biết quản lý công việc hợp lý. Dưới đây là những lời khuyên giúp bạn giảm bớt gánh nặng công việc trên vai.

1. Sắp xếp, quản lý lại các đầu việc

Đừng chỉ “đụng việc gì làm việc đó” rồi dẫn đến quá tải, hãy rà lại một lượt các đầu việc mình đang phụ trách và sắp xếp lại chúng theo thứ tự ưu tiên về mức độ quan trọng. Ví dụ, nếu đầu việc nay chưa quá quan trọng và chưa cần gấp, bạn có thể lùi sang một vài ngày để tập trung xử lý những việc gấp hơn và quan trọng hơn.

Đầu giờ sáng mỗi ngày, hãy viết ra danh sách những việc cần làm trong ngày, đây là cách hiệu quả để đảm bảo bạn sẽ hoàn thành bất kỳ deadline nào khi bạn luôn nắm rõ những gì cần làm và không bỏ lỡ điều gì khi có việc phát sinh.

2. Dành thời gian cho việc quan trọng

Hãy tập trung cao độ cho những đầu việc quan trọng nhất thay vì dành tới 60% - 70% cho những công việc lặt vặt như soạn/trả lời mail, photo giấy tờ,… Những đầu việc nhỏ lẻ dù có hoàn thành tốt, lãnh đạo cũng không thể khen thưởng chỉ vì bạn làm nó nhanh chóng. Bởi thế, hãy lựa khoảng 1 – 3 việc quan trọng nhất trong ngày để xử lý, tập trung hoàn thành chúng và hạn chế việc tồn đọng tới ngày làm việc tiếp theo.

3. Giữ tinh thần tích cực

Trong khi đang rối bời giữa chất ngất giấy tờ cùng deadline, việc giữ tinh thần bình tĩnh và tích cực là vô cùng quan trọng để bạn có thể xử lý mọi việc một cách suôn sẻ nhất. Bạn có thể dành cho chính mình một vài câu động viên khích lệ như: “Tôi thích công việc này nên nhiều khi tôi không tránh khỏi bận rộn. Đôi khi công việc sẽ khiến tôi phần nào bị choáng ngợp. Nhưng tôi có thể xử lý những cảm xúc đó và điều chỉnh khi cần”; hoặc “Dù đang có nhiều việc phải làm nhưng tôi chỉ có thể tập trung vào một việc tôi đang làm ngay lúc này. Tôi sẽ cảm thấy tốt hơn nếu tôi hoàn thành việc đó”,…

4. Thư giãn

Những khi căng thẳng, tâm trí của chúng ta khó lòng tập trung để giải quyết những bài toán hóc búa trong công việc. Vì thế đừng để bị cuốn theo sự rối trí ấy, thay vì ngồi im một chỗ, bạn có thể đứng dậy vươn vai, hít thở sâu rồi đi lại một chút trong không gian làm việc của mình. Thậm chí, bạn cũng có thể tìm ra phía cửa sổ hoặc hành lang để hít thở, sẽ dễ chịu hơn rất nhiều.

Việc ngồi im một chỗ trong nhiều giờ liền sẽ khiến cơ thể tăng sức ỳ, hệ quả là chúng ta mệt mỏi hơn dẫn tới hiệu quả công việc sụt giảm. Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm các vitamin trong chế độ ăn uống, đặc biệt là vitamin B và C giúp não bộ giảm căng thẳng rất tốt.

5. Nói chuyện với sếp nếu cần

Nếu vẫn chưa thể xoay sở hết với những công việc được giao phóm, bạn có thể chọn một thời điểm khi sếp của bạn không quá bận và trao đổi về phần việc của mình. Hãy giải thích rõ rang lý do bạn không thể kiểm soát được hết công việc. Ví dụ như, bạn phải đảm nhiệm thêm công việc của một người đã nghỉ việc nhưng phần công việc trước đây của bạn vẫn không có gì thay đổi. Những lý do cụ thể sẽ giúp người quản lý nhìn nhận một cách rõ ràng hơn thay vì khi bạn chỉ trình bày chung chung rằng mình đang quá tải khi không thể kham nổi công việc.

Tune (Tổng hợp)