Trong bài viết hôm nay, mình sẽ gửi đến các bạn những thông tin chi tiết hơn về SharePoint, giúp các bạn hiểu rõ hơn về SharePoint là gì cũng như những lợi ích, tính năng ưu việt mà nó mang đến cho người sử dụng, đặc biệt là các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Nếu bạn cũng đang quan tâm đến SharePoint thì đừng bỏ qua nhé!

SharePoint là gì?

SharePoint (hoặc Microsoft SharePoint) là một nền tảng quản lý tài liệu phát triển bởi Microsoft được tạo ra với mục đích giúp tổ chức quản lý tài liệu, cộng tác và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Nền tảng này chính thức phát hành từ năm 2001 và được tích hợp với Microsoft Office, cho phép doanh nghiệp phát triển ứng dụng trên Internet, Extranet và Intranet một cách tối ưu.

SharePoint cho phép người dùng đăng nhập, truy cập, chia sẻ và cộng tác với những người khác trong môi trường an toàn và di động. SharePoint là một sản phẩm của Microsoft và do đó, nó hoạt động tốt nhất với trình duyệt web của Microsoft, Internet Explorer hoặc Microsoft Edge. Vì SharePoint là một hệ thống dựa trên web nên nó cũng tương thích trên các trình duyệt được sử dụng phổ biến, chẳng hạn như Chrome, Safari và Firefox, giúp bạn có thể sử dụng SharePoint không chỉ trên máy tính Windows mà còn trên máy tính Mac và Unix.

Hệ thống SharePoint yêu cầu máy chủ có thể được cấu hình nội bộ bởi bộ phận CNTT của tổ chức. Hoặc nếu bạn không có tài nguyên để quản lý máy chủ, bạn cũng có thể mua dịch vụ SharePoint Online từ Microsoft. SharePoint cũng có sẵn dưới dạng ứng dụng có thể được truy cập từ các thiết bị di động như máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.

Đặc điểm SharePoint 

• Quản lý tài liệu và cộng tác: SharePoint cho phép lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu giữa các thành viên trong tổ chức.
• Tích hợp với Microsoft Office: Người dùng có thể làm việc với tài liệu SharePoint trực tiếp từ các ứng dụng Office như Word, Excel, PowerPoint.
• Tùy chỉnh và mở rộng: SharePoint là một nền tảng linh hoạt và cho phép người dùng tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Phân quyền và bảo mật: SharePoint hỗ trợ quản lý quyền truy cập, giúp bảo vệ thông tin quan trọng.

Các sản phẩm SharePoint

"SharePoint" có thể tham chiếu đến một hay nhiều sản phẩm hoặc công nghệ SharePoint, bao gồm:

SharePoint trong Microsoft 365

Một dịch vụ nền điện toán đám mây, được lưu trữ bởi Microsoft, dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Thay vì cài đặt và triển khai SharePoint Server tại chỗ, mọi doanh nghiệp đều có thể đăng ký góiMicrosoft 365 hoặc dịch vụ SharePoint Online độc lập. Nhân viên của bạn có thể tạo các site để chia sẻ tài liệu và thông tin với các đồng nghiệp, đối tác cùng khách hàng. Để bắt đầu lưu trữ tệp trên site nhóm của bạn, hãy xem thiết lập để Microsoft 365 trữ và chia sẻ tệp.

SharePoint Server

Các tổ chức có thể triển khai và quản SharePoint Server tại chỗ hoặc bằng đăng ký Office 365 Enterprise để tận dụng tất cả các tính năng mới nhất. Ngoài ra còn cung cấp các tính năng và chức năng bổ sung, như trang site hiện đại, phần web hiện đại và biên soạn, danh sách và thư viện hiện đại, tìm kiếm hiện đại, tích hợp với PowerApps, Power BI và MS Flow, cũng như trang chủ SharePoint.

SharePoint Designer 2013

Một chương trình miễn phí được phát hành gần nhất vào năm 2013. Được dùng để xây dựng các giải pháp hỗ trợ dòng công việc hiệu quả. Đồng thời, được dùng để chỉnh sửa các loại nội dung ngoài cho giải pháp dữ liệu bên ngoài dựa trên Business Connectivity Services.

OneDrive đồng bộ hóa

Một chương trình trên máy tính mà bạn có thể dùng để đồng bộ các tài liệu từ một site nhóm hoặc OneDrive cho cơ quan hoặc trường học vào máy tính của bạn để sử dụng ngoại tuyến.

Đối tượng sử dụng SharePoint

SharePoint cung cấp nhiều tính năng vượt trội khác nhau, nó có thể được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp và tổ chức thuộc mọi quy mô.

Theo Microsoft, SharePoint được sử dụng bởi 78% trong số 500 công ty trong danh sách Fortune. Từ năm 2006 đến 2011, Microsoft đã bán hơn 36,5 triệu giấy phép người dùng.

SharePoint được sử dụng để làm gì?

SharePoint đã không thể thiếu trong 17 năm qua trong việc tăng hiệu quả làm việc trong 500 công ty như một nền tảng “Intranet” xuyên suốt tất cả các lĩnh vực kinh doanh. Nhiều tính năng của nền tảng này giúp mọi người làm việc cùng nhau trong các dự án đặc biệt dễ dàng hơn nhiều và thiết lập các quy trình nghiệp vụ tiêu chuẩn để chia sẻ thông tin, xuất bản tài liệu và ghi dữ liệu.

Các tính năng như kiểm soát bảo mật, đồng tác giả, lập phiên bản và tích hợp với Exchange ( Ứng dụng email Outlook ) cung cấp cho người dùng doanh nghiệp khả năng làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn và duy trì tính toàn vẹn của công việc họ sản xuất. SharePoint bao gồm khả năng:

• Yêu cầu phê duyệt tài liệu trước khi chúng được hiển thị
• "Kiểm tra" tài liệu để ngăn chặn bất kỳ tác giả hoặc chỉnh sửa nào khác trên chúng
• Nhận thông báo khi tài liệu được tải lên hoặc thay đổi được thực hiện
• Tạo quy trình công việc bằng cách sử dụng logic if / then để tự động hóa các hành động như di chuyển hoặc gửi tài liệu qua email và ghi lại thông tin

Tất cả các tính năng này đều nâng cao năng suất của người dùng doanh nghiệp, nhưng điều mà SharePoint thực sự làm tốt hơn so với các hệ thống cộng tác tài liệu trước đây là hiển thị thông tin về thông tin / tài liệu nào được lưu trữ và tại sao.

Rất dễ dàng trong SharePoint để yêu cầu “siêu dữ liệu” hoặc thông tin về dữ liệu (như thời gian sửa đổi, được tạo bởi, v.v., cũng như các 'thẻ' tùy chỉnh trên tài liệu hoặc mục) để nhân viên có thể hiểu rõ hơn tại sao tài liệu có thể tồn tại và tại sao nó lại quan trọng mà không cần phải mở nó. SharePoint thậm chí còn cho phép người dùng tạo cơ sở dữ liệu tùy chỉnh ở định dạng dễ sử dụng và ghi lại hàng nghìn thông tin có thể được tích hợp vào quy trình công việc hoặc quy trình kinh doanh khác đã đề cập trước đó.

Lợi ích của SharePoint là gì?

Tích hợp với Microsoft Office

Tích hợp với Microsoft Office giúp người dùng làm việc với tài liệu trực tiếp từ các ứng dụng Office như Word, Excel, PowerPoint. Nền tảng cộng tác đóng vai trò như một mạng nội bộ, chỉ đơn giản là một trang web nội bộ của công ty để chia sẻ thông tin, lập lịch tác vụ, danh bạ và hơn thế nữa.

Quản trị viên có thể chỉ định các mức quyền khác nhau tùy thuộc vào trạng thái của người dùng. Ngoài ra, phần mềm còn có các chức năng chia sẻ tài liệu, quản lý tệp, mạng xã hội, thông tin doanh nghiệp và hầu như mọi thứ khác liên quan đến hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp bạn.

Quản trị tập trung

Dễ dàng quản lý là một trong những lợi ích quan trọng nhất của SharePoint. Quản trị viên có thể nhanh chóng truy cập các tính năng hoạt động, bao gồm cài đặt bảo mật, cộng tác, sao lưu trang web và dữ liệu trang web, thực hiện khôi phục và cập nhật các đặc quyền trên một bảng điều khiển duy nhất.

Tăng hiệu suất làm việc nhóm

SharePoint cung cấp các tính năng cộng tác như blog, wiki, diễn đàn, danh sách công việc, lịch làm việc, giúp tăng sự hiệu quả trong việc làm việc nhóm.

Có thể tùy chỉnh

SharePoint là một nền tảng linh hoạt, cho phép người dùng tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Có thể phát triển các ứng dụng trên nền tảng SharePoint để tối ưu hóa quy trình làm việc. Bạn có thể giữ các tính năng và lợi ích SharePoint trực tuyến mặc định hoặc bạn có thể điều chỉnh chúng cho phù hợp với nhu cầu công việc của mình. 

Nhóm của bạn sẽ có khả năng xây dựng các phần tử tùy chỉnh trong từng tính năng của Microsoft SharePoint. Tương tự, bạn có thể tùy chỉnh toàn bộ giao diện của ứng dụng để phản ánh thương hiệu của bạn và cải thiện trải nghiệm cảm nhận của nhân viên với ứng dụng thông qua các chức năng kéo và thả.

Quản lý tài liệu và cộng tác hiệu quả

Microsoft SharePoint giúp bạn có thể sắp xếp thông tin của công ty theo cách có thể truy cập được. Các lợi ích trung tâm của SharePoint bao gồm luồng thông tin được sắp xếp hợp lý và lưu trữ đám mây có thể được truy cập bằng thiết bị di động.

Nhân viên được cung cấp thông tin đưa ra quyết định tốt hơn, đáp ứng thời hạn, hiểu chiến lược kinh doanh được chia sẻ và đóng góp tốt hơn cho chiến lược đó. Chia sẻ tệp trên SharePoint được thực hiện bằng một cú nhấp chuột hoặc chạm vào nút đơn giản.

Hợp nhất site

Bạn có thể tích hợp tất cả các trang web của mình (môi trường làm việc chung) vào một nền tảng và cắt giảm chi phí quản trị trang web. Việc hợp nhất internet và các trang mạng nội bộ giúp các nhóm nội bộ dễ dàng truy cập và quản lý.

Tích hợp với các ứng dụng hiện có của bạn

Microsoft SharePoint cung cấp tích hợp liền mạch với phần còn lại của các ứng dụng kinh doanh của bạn. Sản phẩm sẽ hoạt động liền mạch với Microsoft Office Suite (Excel, Word và PowerPoint), MS Exchange Server, MS Unified Communications, ERP, CRM và nhiều hệ thống back-office khác và các phiên bản trước của bạn. 

SharePoint Online sở hữu khả năng tương thích không giới hạn đối với Microsoft Edge và Internet Explorer; SharePoint cũng hoạt động tốt với tất cả các trình duyệt web hiện đại .

Bảo mật cao

Các lợi ích của SharePoint bao gồm các tính năng bảo mật nâng cao giúp giảm nguy cơ ngừng hoạt động và truy cập trái phép. Các tính năng này bao gồm nâng cấp quy trình làm việc mới và cải tiến xác thực. Càng tối ưu hóa khả năng truy cập và chia sẻ thông tin, tính toàn vẹn dữ liệu của bạn vẫn đáng tin cậy. Các cấu hình bảo mật khác và đặc quyền truy cập/chỉnh sửa có thể được đặt ở cấp tài liệu hoặc mục.

SharePoint hứa hẹn cải thiện bảo mật cho các tổ chức xử lý dữ liệu nhạy cảm. Bạn có thể định cấu hình các cài đặt khác nhau để kiểm soát khả năng chia sẻ, lưu trữ và kiểm tra để giúp đẩy nhanh việc tuân thủ các yêu cầu quy định của ngành về bảo mật dữ liệu.

Phân quyền dễ dàng

Người dùng có thể được phân quyền theo từng cấp độ, từ quản trị viên đến người dùng cuối.

Dễ sử dụng và hỗ trợ thiết kế

 Bạn sẽ không cần phải thuê một nhóm các nhà phát triển web để cải thiện trang web của mình hoặc tạo hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu vì các tính năng và lợi ích của Microsoft SharePoint bao gồm khả năng xây dựng các giải pháp đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của bạn.

SharePoint Online và SharePoint Server có giao diện lập trình ứng dụng (APIS) cho các công việc như vậy. Sử dụng các tính năng phát triển SharePoint để xây dựng ứng dụng là một cách tuyệt vời để cắt giảm chi phí.

Quản lý nội dung

Bạn có thể chuẩn bị và lên lịch nội dung để xuất bản trên các trang web khác nhau trên internet và các nền tảng xã hội. Mạng xã hội trong SharePoint cho phép dễ dàng chia sẻ ý tưởng, cập nhật và nội dung. 

Người dùng có thể xuất bản tài liệu Office trên nền tảng và chia sẻ nó trong hoặc ngoài tổ chức. Tương tự, họ có thể tạo và chỉnh sửa các tác vụ từ bất kỳ thiết bị nào và chuyển đổi tài liệu sang và từ các định dạng khác nhau, bao gồm PDF, Word và Excel.

Tăng tốc và hợp lý hóa quy trình kinh doanh

Nền tảng cộng tác như Microsoft SharePoint giúp bạn có thể thu thập và sắp xếp dữ liệu ở một nơi. 

Thông tin từ nhà cung cấp, thông tin liên lạc với khách hàng hoặc tương tác với đối tác và những người khác được thu thập trong các giải pháp định hướng biểu mẫu của SharePoint. Nhân viên có thể tạo cổng thông tin kinh doanh và hiển thị dữ liệu này trên trang tổng quan, phần web hoặc thẻ điểm. Nó sẽ giúp họ đưa ra quyết định tốt hơn, theo dõi và truy tìm sở thích của người tiêu dùng hoặc dự đoán những biến động của cung và cầu.

Duy trì lịch sử và phiên bản tài liệu

SharePoint ghi lại lịch sử chỉnh sửa của tài liệu, giúp người dùng theo dõi và phục hồi phiên bản trước đó. Có khả năng so sánh và hợp nhất các phiên bản tài liệu.

Sự khác biệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server

Đặc điểm	SharePoint Online	SharePoint Server
Phương thức triển khai	Triển khai dưới dạng dịch vụ điện toán đám mây của Microsoft	Yêu cầu triển khai và quản lý hạ tầng phần cứng và phần mềm tại doanh nghiệp
Cập nhật phần mềm	Cập nhật tự động do Microsoft quản lý	Yêu cầu quản trị viên thực hiện cập nhật và bảo trì phần mềm trên máy chủ
Phí	Phí theo mô hình thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm	Chi phí mua bản quyền phần mềm và phí bảo trì hạ tầng
Dung lượng lưu trữ	Giới hạn theo gói dịch vụ thuê bao	Phụ thuộc vào dung lượng lưu trữ được cấp phát và cấu hình hạ tầng
Tính linh hoạt	Cung cấp tính linh hoạt cao trong việc mở rộng và thu hẹp theo nhu cầu	Yêu cầu kế hoạch mở rộng và nâng cấp cụ thể, thường đòi hỏi phải tăng cường hạ tầng

Trên đây là một số chia sẻ về SharePoint. Hy vọng qua bài viết các bạn không chỉ có được lời đáp cho câu hỏi SharePoint là gì mà còn có thêm những thông tin hữu ích về SharePoint, hiểu rõ hơn về những lợi ích mà nó mang đến cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. 

Thùy Vân (Tổng hợp)