Thỉnh thoảng chúng ta lại cảm thấy tội lỗi vì mình đã trì hoãn điều gì đó, khi luôn luôn có những điều thú vị hơn việc ta đang phải làm. Nhiều người cho rằng đó sẽ chẳng là vấn đề gì to tát, khi deadline là “nguồn cảm hứng” lớn nhất và chúng ta sẽ làm việc tốt nhất khi có đủ “cảm hứng”. Chúng ta thậm chí còn nói đùa về điều này, trong khi chính chúng ta đang dần trở thành nạn nhân của nhiều kiểu trì hoãn.

Sự trì hoãn chính là hoãn lại một đầu việc, một nhiệm vụ gấp gáp và gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và học tập.

Một cuộc khảo sát vào năm 2015 đã chỉ ra rằng, trung bình, một người đã đánh mất 55 ngày trong 1 năm chỉ vì trì hoãn, lãng phí 218 phút mỗi ngày để làm những việc không quan trọng. Còn đây là phép tính:

218 phút/ngày x 365 = 79570 phút = 55,3 ngày.

Rất nhiều thời gian đã trôi đi mà không thể lấy lại!

Tất cả chúng ta nên “nhổ tận gốc rễ” thói quen trì hoãn bằng cách tự nhận thức chính mình, nhận biết đâu là những việc làm không tốt. Chỉ có vậy, bạn mới chạm được tới những mục tiêu mình mong đợi.

Nếu bạn thường xuyên “việc hôm nay cứ để ngày mai”, hãy cùng Emdep.vn tìm hiểu về 5 kiểu người trì hoãn và xác định xem bản thân là kiểu nào nhé!

Kiểu 1: Người chủ nghĩa hoàn hảo

Đây là những người dành quá nhiều sự chú tâm vào những chi tiết nhỏ. Một người theo chủ nghĩa hoàn hảo sẽ lo lắng mỗi khi bắt đầu một nhiệm vụ mới, bởi họ căng thẳng khi mong muốn tất cả mọi chi tiết đều phải chuẩn chỉ, không một bước sai lệch. Khi gặp bế tắc trong quá trình làm việc, họ dễ nảy sinh tâm lý quá sợ hãi, chán nản để có thể bước tiếp.

Lời khuyên cho những người chủ nghĩa hoàn hảo:

Thay vì để mình ám ảnh với những tiểu tiết, hãy nhìn nhận lại một cách thật rõ ràng về mục đích trọng tâm của mỗi đầu việc bạn cần làm, và giao cho chúng một giới hạn thời gian nhất định. Điều này sẽ thúc đẩy bạn chú tâm vào những điều trọng yếu của vấn đề và hoàn thành đầu việc trong giới hạn thời gian cho phép.

Ví dụ: Nếu như bạn phải viết một báo cáo, trước tiên hãy xác định rõ ràng mục tiêu của loại báo cáo đó.

Nếu mục tiêu báo cáo là trình bày sự thay đổi của dữ liệu trong những tháng trước đây, đừng phí mồ hôi vào việc tìm những từ ngữ thật hay để viết. Thay vào đó, hãy tập trung vào những số liệu và biểu đồ. Hãy chắc chắn rằng điều cốt lõi cần được làm rõ, thay vì lan man vào những điều không giúp bạn đạt được kết quả cuối cùng.

Kiểu 2: Người mộng mơ

Đây là những người yêu thích việc lên kế hoạch hoàn hảo hơn là thực hiện kế hoạch. Họ là những người cực kỳ sáng tạo nhưng rất khó khăn để hoàn thành một nhiệm vụ đến cùng.

Lời khuyên cho những người mộng mơ:

Để mang đi những ảo tưởng “trên mây” và giúp “chân chạm đất”, bạn nên đặt ra những mục tiêu cụ thể (và có thể đạt được) cho mỗi ngày. Đặt ra mục tiêu và chia chúng thành những nhiệm vụ nhỏ có thể giúp bạn hành động ngay lập tức.

Ví dụ: Nếu bạn mong ước mình có thể dậy sớm mỗi ngày, hãy đặt ra một mục tiêu cụ thể cho nó: “Trong vòng 3 tuần, tôi sẽ thức dậy lúc 6:30 hàng ngày”.

Sau đó, hãy chia nhỏ mục tiêu này thành những nhiệm vụ nhỏ hơn:

- Từ tối nay, tôi sẽ đi ngủ trước 11h tối.

- Đặt báo thức nhắc bạn đi ngủ đúng giờ.

- Sắp xếp lại những cuộc tụ họp bạn bè sớm hơn để bạn có thể đi ngủ sớm.

- Trong tuần đầu tiên, tôi sẽ thức dậy lúc 7:30 hàng ngày, kể cả trong những ngày không phải làm việc.

- Chạy bộ và đi bơi mỗi sáng cuối tuần.

Cùng với đó, bạn cũng nên đối chiếu lại quá trình của mình khi làm việc. Theo dõi đầu vào và đầu ra của mỗi nhiệm vụ, nhờ đó bạn có thể nhận ra nhiệm vụ nào chỉ “ngốn” thời gian mà lại ít quan trọng. Việc này có thể giúp bạn tập trung vào những điều đem lại kết quả tích cực, nâng cao hiệu suất làm việc.

Kiểu 3: Người trốn tránh

Họ lo lắng và sợ hãi trước nhưng đầu việc mà họ nghĩ họ không thể đảm đương. Họ thà bỏ dở công việc còn hơn là bị người khác phán xét khi họ mắc lỗi lầm.

Lời khuyên cho những người trốn tránh:

Dù việc check email thường xuyên có vẻ hấp dẫn, những đừng đặt việc trả lời email lên hàng đầu trong danh sách “to-do-list” của bạn. Thông thường, những email đều không phải quá quan trọng, nhưng thực tế chúng có thể đánh cắp thời gian và năng lượng của bạn hơn là những gì bạn có thể thấy.

Hãy dành thời gian làm việc buổi sáng cho những đầu việc “khó nhằn” nhất. Điều này giúp bạn có cảm giác thành tựu khi hoàn thành, và giúp bạn xây dựng quán tính hiệu suất tương tự trong suốt thời gian làm việc của ngày.

Hãy cố gắng chia nhỏ đầu việc thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và tính toán để nắm được bạn cần bao nhiêu thời gian và năng lượng cho từng nhiệm vụ nhất định.

Ví dụ: Một bản báo cáo 2000 chữ có vẻ sẽ tốn rất nhiều thời gian và nỗ lực, và nó “nghe thật đáng sợ làm sao”. Nhưng vẫn có cách chia nhỏ việc này thành những nhiệm vụ nhỏ hơn và ít đáng sợ hơn, phải không?

Bạn có thể thử như sau:

- Phần giới thiệu: Khoảng 100 từ (mất 15 phút)

- Mục lục (5 phút)

- Báo cáo về tình hình tài chính: Một biểu đồ với 100 từ hỗ trợ (20 phút)

- Những “case study” điển hình: 3 nghiên cứu dựa trên mô hình kinh doanh mới với 400 từ cho mỗi nghiên cứu (khoảng 40 phút)

- Phần kết luận: Khoảng 800 từ (30 phút)

Giờ thì, trông nó đã “dễ thở” hơn chưa nhỉ?

Kiểu 4: Người khủng hoảng

Đây là những người thường hoàn thiện công việc đến phút cuối cùng. Họ cảm thấy deadline thật thú vị và tin rằng mình sẽ có thể hoàn thành công việc tốt hơn dưới áp lực thời gian nặng nề. Dẫu có những người có thể làm tốt hơn nhờ áp lực thời gian, nhưng không phải ai cũng đạt được như vậy. Việc trì hoãn đến phút cuối cùng khiến không ít người quản lý thời gian kém và “khủng hoảng” vì chất lượng công việc tệ hơn mong đợi.

Lời khuyên cho những người khủng hoảng:

Hoàn thiện công việc xuất sắc trong thời gian gấp rút chỉ là một ảo tượng bởi nó khiến bạn không còn chỗ để xem xét lại công việc, cũng như để hoàn thành những đầu việc khác sau này hiệu quả hơn.

Nếu như bạn thường “cắm đầu cắm cổ” làm việc đến tận giây phút cuối cùng, hãy thử dùng phương pháp quả cà chua Pomodoro, được phát triển bởi doanh nhân người Ý Francesco Cirllo.

Ví dụ: Hãy dùng công cụ đếm thời gian và phân chia công việc phức tạp thành những đầu việc nhỏ hơn và dễ quản lý. Giữa những đầu việc nhỏ, bạn có thể cho phép mình được nghỉ một quãng ngắn để lấy lại năng lượng.

Để não bộ được nghỉ ngơi đều đặn có thể giúp bạn sạc lại năng lượng tâm trí, thực hiện những đầu việc sớm hơn để có nhiều thời gian rà lại công việc lần nữa và hoàn thiện hơn.

Kiểu 5: Người “bận rộn”

Người bận rộn gặp rắc rối trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các đầu việc bởi vì họ có quá nhiều việc mà họ cho là cần phải làm. Họ không biết cách lựa chọn đầu việc tốt nhất, cần nhất cho mình, và trì hoãn đưa ra những quyết định.

Lời khuyên cho những người “bận rộn”:

Bạn cần xác định đâu là những nhiệm vụ quan trọng, đừng nhầm lẫn những việc quan trọng với việc khẩn cấp, bởi không phải khi nào khẩn cấp cũng là quan trọng. Đừng lãng phí thời gian, sức lực vào những việc không đâu.

Hãy xác định mục đích của công việc và kết quả kỳ vọng, Những đầu việc quan trọng mới có thể tạo nên giá trị lâu dài.

Những email nói rằng “Hãy trả lời ngay càng sớm càng tốt” tưởng như có vẻ khẩn cấp, nhưng trước khi bạn trả lời email đó, hãy so sánh tầm quan trọng của nó với những đầu việc khác.

Tạm kết:

Để ý một chút, bạn sẽ thấy rằng hầu hết đặc điểm của các kiểu người trì hoãn đều liên quan đến cách tư duy của họ. Con người trì hoãn làm việc bởi vì họ sợ hãi và lo âu. Đó là lí do vì sao điều chỉnh thái độ của chúng ta đối với công việc sẽ giúp mỗi người ngừng thói quen trì hoãn.

Thay đổi suy nghĩ dường như không hề dễ dàng, nhưng bằng cách làm những việc nhỏ nhất mỗi ngày, bạn có thể biết cách xoay sở với công việc hiệu quả hơn – từ đặt ra mục tiêu, chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ con, rồi thường xuyên đánh giá lại kết quả của từng nhiệm vụ hoàn thành.

Cẩm Mịch/Theo Lifehacks