Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc trong môi trường văn phòng, bạn có thể thấy một yêu cầu phổ biến trong hầu hết các vị trí việc làm, đó là kỹ năng hành chính. Điều này bao gồm một loạt các khả năng và phẩm chất cần thiết quyết định bạn có thành công trong công việc văn phòng hay không.

Vậy đâu là các kỹ năng hành chính bạn cần? Tham khảo tổng hợp tin tuyển dụng nhân viên văn phòng, dễ dàng nhận thấy 6 kỹ năng hàng đầu mà bạn nhất định phải thể hiện trong CV, thư xin việc hoặc phỏng vấn.  

Kỹ năng giao tiếp

Do thực tế là các nhân viên văn phòng phải đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ khác nhau nên họ phải tiếp xúc với nhiều nhân viên khác và khách hàng một cách thường xuyên. Đó là lý do vì sao nhân viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tốt cả bằng lời nói và bằng văn bản.

Để có kỹ năng giao tiếp tốt, một người không chỉ phải biết nói gì mà còn phải nói như thế nào. Bạn cần có sự tế nhị, khéo léo để tạo ra một môi trường văn phòng thân thiện. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể được yêu cầu giải quyết các khiếu nại của khách hàng, do đó, khả năng giao tiếp rõ ràng và bình tĩnh thực sự có thể giúp làm giảm bớt các tình huống căng thẳng.

Kỹ năng quản lý thời gian

Cho dù bạn đảm trách bất cứ công việc văn phòng nào thì cũng rất có thể bạn sẽ có rất nhiều nhiệm vụ hàng ngày. Chính vì thế, bạn sẽ cần sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của mình và làm việc hiệu quả để đảm bảo mọi thứ được hoàn thành.

Nếu quản lý thời gian là điều bạn gặp khó khăn, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ quản lý thời gian nào đó để xem bạn đang dành thời gian cho những việc nào, từ đó có kế hoạch sắp xếp để tận dụng thời gian tốt hơn.

Một cách hay để thể hiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn trong CV, thư xin việc hoặc phỏng vấn xin việc là làm nổi bật những công việc mà bạn phải xử lý nhiều nhiệm vụ hoặc hoàn thành công việc trong khoảng thời gian ngắn.

Kỹ năng máy tính

Hiểu biết về máy tính cũng là một trong những kỹ năng hành chính bắt buộc của nhân viên văn phòng. Các tác vụ máy tính thường liên quan đến nhập dữ liệu, bảng tính và các tác vụ công nghệ thông tin nói chung, vì vậy bất kỳ ai tìm kiếm loại công việc này nên đảm bảo rằng họ có kiến ​​thức tốt về các chương trình phần mềm văn phòng được sử dụng phổ biến nhất như Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Gmail, Google Documents…

Có tốc độ đánh máy tốt và kỹ năng tìm kiếm trực tuyến tốt cũng là những tài sản tuyệt vời cho vị trí này.

Chú ý đến chi tiết

Chú ý đến chi tiết giúp thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu và báo cáo một cách chính xác và đáng tin cậy. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong bản báo cáo hoặc email đến khách hàng cũng có thể gây ra những hiểu lầm nghiêm trọng. Đây không phải là trạng thái mà khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn mong muốn.

Kỹ năng văn phòng cơ bản

Nhân viên văn phòng cần có nhiều kỹ năng văn phòng cơ bản, bao gồm khả năng lập hồ sơ, photo, gửi thư, phân loại và phân phối thư đến, ký nhận và gửi fax. Họ cũng phải có khả năng nhận các tin nhắn điện thoại chi tiết và lưu giữ hồ sơ giấy và điện tử chính xác.

Ở một số công ty, nhân viên văn phòng còn theo dõi các vật tư văn phòng và đặt mua những vật dụng mới nếu cần.

Làm việc theo nhóm

Khi mọi người trong nhóm có chung một mục tiêu, họ có xu hướng hoàn thành công việc tốt, mang lại kết quả nhanh hơn và phát triển các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề. Đây là lý do tại sao khi tìm kiếm nhân viên văn phòng, họ luôn tìm kiếm người có khả năng làm việc theo nhóm.

Để làm nổi bật kỹ năng này trên CV của bạn, hãy nhắc đến các thuật ngữ như “khả năng tương tác với người khác”, “chủ động chia sẻ ý tưởng với đồng nghiệp” hoặc “cởi mở với phản hồi từ đồng nghiệp”.

Công việc văn phòng là vị trí có trách nhiệm cao, nơi bạn phải phối hợp với tất cả các nhân viên và khách hàng và làm nhiều nhiệm vụ khác nhau để giữ cho công ty hoạt động trơn tru. Bạn sẽ cần các kỹ năng đa dạng từ kiến ​​thức máy tính đến kỹ năng giải quyết vấn đề thực tế để thành công trong công việc này. Nếu bạn đang cần một công việc nhân viên văn phòng, hãy truy cập Careerlink.vn, bạn sẽ tìm thấy nhiều vị trí phù hợp.

Trâm Nguyễn